سجلات شركة LLC أمريكية مملوكة لغير مقيم: ما تحتفظ به وإلى متى

تحتفظ شركة LLC أمريكية بعضو واحد، يملكها شخص يعيش خارج الولايات المتحدة، بنوعين من السجلات. النوع الأول يبيّن ما هي الشركة: مستند التأسيس المقدَّم إلى الولاية، واتفاقية التشغيل (Operating Agreement)، وسجل ملكيتها، وإشعار مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS) برقم EIN الخاص بها، وهو رقمها الضريبي الفيدرالي (إشعار CP575). ونقترح الاحتفاظ بهذه السجلات ما دامت الشركة قائمة. والنوع الثاني يدعم ما يُقدَّم إلى مصلحة الضرائب كل سنة: كشوف الحساب البنكي، وسجل لكل تحويل بينك وبين الشركة، والفواتير، والعقود، والإيصالات. واحتفظ بها على الأقل إلى أن يتعذر على مصلحة الضرائب ربط ضريبة عن تلك السنة أو تحصيل ضريبة سبق ربطها. و«ربط الضريبة» (Assessment) هو قيدها رسميًا مبلغًا مستحقًا.

وفترة الربط ثلاث سنوات عمومًا بعد تقديم الإقرار، لكنها بالنسبة للمعلومات المُبلَّغ عنها في نموذج 5472 لا يمكن أن تنتهي قبل مرور ثلاث سنوات على تقديم النموذج (⁦26 U.S.C. 6501⁩). وإذا لم يُقدَّم النموذج أبدًا، فإنها لا تنقضي. أما الضريبة التي رُبطت فيمكن عمومًا تحصيلها خلال 10 سنوات بعد ربطها (⁦26 U.S.C. 6502⁩). وتضيف ولاية التأسيس والبنك ومزود الدفع أسبابًا خاصة بها للاحتفاظ بالسجلات، بينما تحدد قواعد نموذج 5472 أين يجوز حفظها.

هذا الدليل موجّه إلى المالك غير الأمريكي لشركة LLC بعضو واحد لم تختر أن تُعامَل ضريبيًا كشركة مساهمة (Corporation). فافتراضيًا تعامل مصلحة الضرائب هذه الشركة ككيان مهمَل ضريبيًا (Disregarded Entity): أي أنها لا تُعامَل ككيان منفصل عن مالكها لأغراض ضريبة الدخل، ويظهر نشاطها في الإقرار الضريبي الفيدرالي لمالكها (IRS). ويتناول هذا الدليل الاحتفاظ بالسجلات ومدته، أما ماهية كل مستند تأسيس ووظيفته فيشرحهما مقال مستندات شركة LLC الأمريكية. وهذه معلومات عامة، لا استشارة ضريبية أو قانونية، وقد روجعت المصادر في 7 نوفمبر 2026.

ملخص سريع

• المدد العامة التي تحددها مصلحة الضرائب للإقرارات الضريبية هي: 3 سنوات في معظم الحالات، و6 سنوات إذا أغفلت دخلًا يزيد على 25% من إجمالي الدخل المذكور في الإقرار، و7 سنوات لمطالبة بخسارة أوراق مالية عديمة القيمة أو بخصم دين معدوم، ومدة غير محددة إذا لم يُقدَّم إقرار مطلوب أو كان احتياليًا، و4 سنوات على الأقل لسجلات ضرائب التوظيف.
• لأغراض المادة 6038A، وهي النص القانوني الذي يقوم عليه نموذج 5472، تُصنَّف شركة LLC بعضو واحد مملوكة لأجنبي كشركة مساهمة محلية. ويجب أن تحتفظ بسجلات تثبت المعاملة الضريبية الأمريكية الصحيحة لمعاملاتها معك، ولا تنطبق عليها استثناءات اللوائح الخاصة بالشركات الصغيرة.
• عدم الاحتفاظ بهذه السجلات تترتب عليه غرامة 25,000 دولار، وهي الغرامة نفسها المقررة لعدم تقديم نموذج 5472.
• يجوز أن تُحفظ في الخارج السجلاتُ التي لا تُحفظ عادةً داخل الولايات المتحدة، إذا استطعت تسليمها خلال 60 يومًا من طلب مصلحة الضرائب، وترجمتها خلال 30 يومًا من طلب الترجمة.
• تشترط ديلاوير سجلًا محدّثًا بالأعضاء والمديرين. وتشترط نيو مكسيكو قائمة أطول من السجلات، وتشترط وايومنج الاحتفاظ بالسجلات التي يقوم عليها رسم الترخيص السنوي لمدة ثلاث سنوات. كما يفرض قانون الوكيل المسجل في وايومنج واجبًا يتعلق بالسجلات على الوكيل نفسه.
• تحدّث البنوك بيانات عملائها بحسب درجة المخاطر، ويمكن عادةً فتح نزاع (Dispute) على مدفوعات البطاقات خلال مدة تصل إلى 120 يومًا، وأحيانًا أطول، فحافظ على تحديث سجلات الملكية، واحفظ أدلة التعامل مع العملاء في مكان يسهل الوصول إليه.

كل سجل على حدة: لماذا تحتفظ به وإلى متى

تجمع المدد التالية بين الحدود الدنيا التي تضعها القواعد المذكورة في هذا الدليل، واقتراحاتنا حيث لا تحدد أي قاعدة مدة، والاقتراحات مُعلَّمة بكلمة «مقترح». وإذا كان السجل يخدم أكثر من غرض، فاحتفظ به أطول مدة تنطبق عليه.

السجل	سبب الاحتفاظ به	المدة
مستند التأسيس المقدَّم وتعديلاته	يثبت وجود الشركة؛ وتشترط نيو مكسيكو نسخة منه	طوال عمر الشركة (مقترح)
اتفاقية التشغيل بكل نسخها	الملكية والحوكمة؛ وتشترط نيو مكسيكو النسخ الحالية والسابقة	طوال عمر الشركة (مقترح)
قائمة الأعضاء والمديرين	تشترط ديلاوير سجلًا محدّثًا، ونيو مكسيكو الحاليين والسابقين	حدّثها دائمًا واحتفظ بالنسخ السابقة (مقترح خارج نيو مكسيكو)
إشعار EIN (CP575)، بصيغة PDF أو ورقيًا	يؤكد رقم EIN؛ والإشعار الأصلي CP575A-J لا يمكن إعادة إصداره	ضمن سجلاتك الدائمة، بحسب مصلحة الضرائب
سجل كل تحويل بينك وبين الشركة	يدعم نموذج 5472	حتى يتعذر على مصلحة الضرائب ربط ضريبة تلك السنة أو تحصيل ما رُبط منها
كشوف الحساب البنكي والفواتير والعقود والإيصالات	تدعم الدخل والمصروفات ونموذج 5472	المدة نفسها
نموذج 5472 ونموذج 1120 الصوري (Pro Forma) كما قُدِّما، مع إثبات التقديم	يثبت ما قُدِّم ومتى	المدة نفسها على الأقل
سجلات الأصول التي تشتريها الشركة	الإهلاك والربح أو الخسارة	حتى تنتهي الفترة الخاصة بسنة التصرف في الأصل
سجلات الرواتب، إن كان لديك موظفون	ضرائب التوظيف	4 سنوات على الأقل بعد استحقاق الضريبة أو دفعها
السجلات التي يقوم عليها التقرير السنوي ورسم الترخيص في وايومنج	يشترطها قانون وايومنج	3 سنوات على الأقل، في مقر العمل الرئيسي
تأكيدات التقرير السنوي أو ضريبة الولاية	تثبت ما قدّمته من ملفات ومتى	مع ملف الشركة (مقترح)
عقد الوكيل المسجل وموافقته المكتوبة	تطلب وايومنج ممن يقدّم إلكترونيًا الاحتفاظ بالموافقة	طوال مدة خدمة الوكيل (مقترح)
الطلبات وسجلات التسليم ورسائل العملاء في مبيعات البطاقات	الرد على نزاع على الدفع	مهلة النزاع أو الفترة الضريبية، أيهما أطول (مقترح)

نقترح الاحتفاظ بمستندات التأسيس واتفاقية التشغيل وسجل الملكية ما دامت الشركة قائمة. ومن بين الولايات الثلاث التي يغطيها هذا الدليل، لا تشترط الاحتفاظ بنسخ من المستندين الأولين سوى نيو مكسيكو، لكن هذه السجلات الثلاثة كلها تتصل بكل سنة تكون فيها للشركة معاملات معك. وبعد إغلاق الشركة، اسأل محاسبًا عن مدة الاحتفاظ بها بالنسبة للسنوات الأخيرة.

ما تتوقعه مصلحة الضرائب من كل من يقدّم إقرارًا

تُلزم اللوائح الفيدرالية كل شخص خاضع لضريبة الدخل، أو ملزم بتقديم إقرار معلومات (Information Return) بشأن الدخل، بأن يحتفظ بسجلات كافية لإثبات البيانات التي يجب أن يتضمنها الإقرار، وأن يحتفظ بها «ما دام محتواها قد يصبح جوهريًا في تطبيق أي قانون من قوانين الإيرادات الداخلية» (⁦26 CFR 1.6001-1⁩).

وتحوّل مصلحة الضرائب ذلك إلى مدد تقوم على فترة التقادم (Statute of Limitations)، وهي المدة التي يمكن خلالها تعديل الإقرار للمطالبة باسترداد، أو التي يمكن لمصلحة الضرائب خلالها ربط ضريبة إضافية (صفحة IRS عن مدة الاحتفاظ بالسجلات؛ المنشور 583 (Publication 583)). وتذكر مصلحة الضرائب هذه المدد للإقرارات الضريبية. وشركة LLC بعضو واحد مملوكة لأجنبي لا تقدّم إقرار ضريبة دخل خاصًا بها، فالحد الأدنى الخاص بها هو قاعدة نموذج 5472 الواردة أدناه، أما هذه المدد فتنطبق على أي إقرار يقدّمه مالكها.

الحالة	مدة الاحتفاظ بالسجلات
معظم الإقرارات	3 سنوات
المطالبة برصيد ضريبي أو استرداد (Credit or Refund) بعد التقديم	3 سنوات من التقديم، أو سنتان من دفع الضريبة إن كان ذلك لاحقًا
دخل غير مُدرَج يزيد على 25% من إجمالي الدخل المذكور	6 سنوات
المطالبة بخسارة أوراق مالية عديمة القيمة، أو بخصم دين معدوم	7 سنوات
لم يُقدَّم إقرار مطلوب، أو كان احتياليًا	مدة غير محددة
سجلات ضرائب التوظيف	4 سنوات على الأقل بعد استحقاق الضريبة أو دفعها، أيهما لاحق
سجلات الممتلكات	حتى تنتهي الفترة الخاصة بسنة التصرف فيها

وتصف مصلحة الضرائب السجلات المؤيدة بحسب ما يجب أن تثبته. فللدخل، احتفظ بمستندات تبيّن المبالغ ومصادرها، مثل الفواتير وسجلات الإيداع. وللمشتريات والمصروفات، احتفظ بمستندات تحدد المستفيد من الدفع والمبلغ وإثبات الدفع والتاريخ، وتنبّه إلى أن الأمر قد يتطلب مجموعة من المستندات معًا. وللأصول، احتفظ بسجلات تبيّن متى وكيف حصلت على كل أصل، وتكلفته، والإهلاك الذي حُسب عليه، وكيف تصرفت فيه (صفحة IRS عن أنواع السجلات).

وقبل أن تتخلص من أي شيء، تنصح مصلحة الضرائب بالتحقق مما إذا كنت تحتاج إليه لأسباب أخرى، فقد تطلب منك شركة تأمين أو دائن الاحتفاظ بالسجلات مدة أطول مما تطلبه مصلحة الضرائب (IRS).

وإذا كنت تقدّم إقرارًا أمريكيًا شخصيًا بسبب دخل الشركة، فهذه المدد تنطبق على السجلات التي يقوم عليها. أما هل تحتاج إلى تقديم إقرار كهذا أصلًا فسؤال منفصل، ودليل Foundlie للضرائب الأمريكية نقطة بداية.

واجب حفظ السجلات بموجب قواعد نموذج 5472

لماذا ينطبق على شركتك

لأغراض المادة 6038A، التي تشمل الإبلاغ وحفظ السجلات معًا، فإن شركة LLC أمريكية يملكها بالكامل شخص أجنبي واحد، وتكون في غير ذلك كيانًا مهمَلًا، «تُعامَل ككيان منفصل عن مالكها وتُصنَّف كشركة مساهمة محلية» (⁦26 CFR 1.6038A-1⁩). ويُلزم القانون هذه الشركة بتقديم المعلومات، وكذلك بالاحتفاظ «بالسجلات المناسبة لتحديد المعاملة الصحيحة للمعاملات مع الأطراف ذات الصلة (Related Parties)». والمساهم الأجنبي الذي يملك 25% أو أكثر طرف ذو صلة، فأنت إذن طرف ذو صلة (⁦26 U.S.C. 6038A⁩). أما التقديم نفسه فيشرحه مقال نموذج 5472 لشركة LLC مملوكة لغير مقيم.

وفي العادة تعفي اللوائح نوعين من الشركات من قواعد السجلات التفصيلية: الشركة التي يقل إجمالي إيراداتها الأمريكية عن 10 ملايين دولار، والشركة التي لا يتجاوز مجموع مدفوعاتها إلى الأطراف الأجنبية ذات الصلة ومنها 5 ملايين دولار ويقل عن 10% من إجمالي دخلها الأمريكي. لكن الاستثناءين كليهما يستبعدان الكيان الذي لا يُعَدّ شركة مُبلِّغة (Reporting Corporation) إلا لأنه كيان مهمَل مملوك لأجنبي (⁦26 CFR 1.6038A-1⁩، الفقرتان (h) و(i)). فشركة LLC صغيرة بنشاط يبلغ بضعة آلاف من الدولارات تظل مشمولة.

ما الذي تحتفظ به

تشترط لائحة حفظ السجلات دفاتر وسجلات كافية لإثبات صحة الإقرار، بما فيها السجلات المتعلقة بالمعاملة الضريبية الأمريكية الصحيحة للمعاملات مع الأطراف ذات الصلة، وتنص على أنها «يجب أن تكون دائمة ودقيقة وكاملة». وتضرب اللائحة نفسها مثالًا بمالك لا تتعدى تعاملاته مع الشركة المساهمات في رأس المال وتوزيعات الأرباح والقروض، وتقول إن على الشركة الاحتفاظ بكل المستندات اللازمة لإثبات معاملتها الضريبية الأمريكية (⁦26 CFR 1.6038A-3⁩، الفقرة (a)).

وفي هذه اللائحة نقطتان أخريان تهمّان الشركة الصغيرة:

• يجب أن توجد سجلات محاسبية أساسية. إذا لم تكن هناك سجلات كافية لتوثيق الآثار الضريبية الأمريكية لمعاملات الشركة معك، فيجب إنشاؤها والاحتفاظ بها (الفقرة ⁦(c)(1)⁩).
• سجلاتك أنت معنية أيضًا. يمتد الواجب إلى سجلات الطرف الأجنبي ذي الصلة التي قد تكون لها علاقة بالأمر (الفقرة ⁦(a)(1)⁩). وبالنسبة لشركتك، يشمل ذلك السجلات المعنية التي تحتفظ بها أنت شخصيًا.

وتشمل قائمة أنواع السجلات في اللائحة دفاتر الأستاذ العام (General Ledgers)، وكشوف الحسابات البنكية، وعقود البيع وفواتير الشراء، وسجلات الملكية وهيكل رأس المال، ومستندات القروض (الفقرة ⁦(c)(2)⁩). وبالنسبة لنشاط خدمي نموذجي يملكه شخص واحد، يعني ذلك:

• كشوف الحساب البنكي للشركة؛
• سجلًا جاريًا لكل تحويل بينك وبين الشركة، فيه التاريخ والمبلغ بالدولار الأمريكي وطبيعة التحويل: مساهمة، أو توزيع، أو قرض أو سداد قرض، أو تكلفة دفعتها نيابة عن الشركة؛
• الكشوف المقابلة من حسابك الشخصي للأموال التي أرسلتها إلى الشركة أو سحبتها منها؛
• الفواتير والعقود والإيصالات، بما فيها إيصالات تكاليف التأسيس التي دفعتها بنفسك؛
• نسخة من كل نموذج 5472 ونموذج 1120 صوري كما قُدِّم، ودليلًا على تاريخ إرساله.

وبالنسبة لشركة LLC مملوكة لأجنبي، يُبلِّغ نموذج 5472 عن المبالغ المدفوعة أو المستلمة فيما يتعلق بتأسيس الكيان وحلّه واكتسابه والتصرف فيه، «بما في ذلك المساهمات في الكيان والتوزيعات منه» (تعليمات IRS لنموذج 5472). لذا قد تحتاج سنة بلا دخل إلى هذه السجلات أيضًا.

إلى متى

يجب الاحتفاظ بالسجلات الخاضعة لهذه القاعدة ما دامت قد تكون ذات صلة أو أهمية جوهرية بالمعاملة الضريبية الصحيحة لأي معاملة مع طرف ذي صلة، «على ألا تقل المدة في أي حال عن فترة التقادم السارية على الربط والتحصيل» بالنسبة للسنة المعنية (⁦26 CFR 1.6038A-3⁩، الفقرة (g)).

وفترة الربط العامة ثلاث سنوات بعد تقديم الإقرار (⁦26 U.S.C. 6501(a)⁩). أما المعلومات التي تتطلبها المادة 6038A فتُعامَل بطريقة مختلفة: فالمهلة المتاحة لربط الضريبة عن أي إقرار أو حدث أو فترة تتعلق به هذه المعلومات لا تنقضي قبل مرور ثلاث سنوات على تزويد مصلحة الضرائب بها. وإذا كان عدم تقديم المعلومات راجعًا إلى سبب معقول (Reasonable Cause) لا إلى إهمال متعمد (Willful Neglect)، فإن هذا التمديد لا ينطبق إلا على البنود المتعلقة بهذا الإخفاق (⁦26 U.S.C. 6501(c)(8)⁩). وتوجيه مصلحة الضرائب نفسها هو الاحتفاظ بالسجلات مدة غير محددة إذا لم تقدّم إقرارًا (IRS).

إذن لا يمكن أن تنتهي فترة الربط الخاصة بمعلومات نموذج 5472 عن سنة ما قبل مرور ثلاث سنوات على تقديم ذلك النموذج، لذا احفظ إثبات التقديم في الملف نفسه مع السجلات. ونموذج 5472 الناقص نقصًا جوهريًا يُعَدّ في حكم عدم التقديم (تعليمات IRS لنموذج 5472).

ويشمل الحد الأدنى الذي تضعه اللائحة التحصيلَ أيضًا. فإذا رُبطت الضريبة في موعدها، يمكن لمصلحة الضرائب عمومًا تحصيلها بالحجز (Levy) أو بدعوى قضائية تبدأ خلال 10 سنوات بعد الربط (⁦26 U.S.C. 6502(a)⁩). أما متى تنتهي هذه الفترات بالضبط لشركتك، ولأي إقرار أمريكي شخصي تقدّمه، فهذا سؤال لمحاسب.

الغرامة

غرامة عدم الاحتفاظ بالسجلات التي تشترطها اللائحة ⁦26 CFR 1.6038A-3⁩ هي نفسها غرامة عدم تقديم نموذج 5472: 25,000 دولار. وإذا استمر الإخفاق أكثر من 90 يومًا بعد أن تخطرك مصلحة الضرائب، تُفرض 25,000 دولار إضافية عن كل طرف ذي صلة، عن كل فترة مدتها 30 يومًا أو جزء منها يستمر خلالها الإخفاق بعد انتهاء مهلة الـ90 يومًا (تعليمات IRS لنموذج 5472، إصدار Rev. 12/2024، روجعت في 7 نوفمبر 2026).

أين تحتفظ بها

داخل الولايات المتحدة أو خارجها

القاعدة العامة أن السجلات المطلوبة بموجب المادة 6038A تُحفظ داخل الولايات المتحدة. لكن يجوز حفظ السجلات التي لا تُحفظ عادةً في الولايات المتحدة خارجها، إذا قامت الشركة، عندما تطلبها مصلحة الضرائب، بأحد أمرين:

• أن تسلّم الأصول أو نسخًا منها خلال 60 يومًا من الطلب، وترجمات إنجليزية خلال 30 يومًا من طلب الترجمة؛ أو
• أن تنقل الأصول أو النسخ إلى الولايات المتحدة خلال 60 يومًا من الطلب، وتزوّد مصلحة الضرائب بفهرس لها، واسم وعنوان أمين حفظ (Custodian) أمريكي يتحكم فيها، والعنوان الذي تُحفظ فيه. وعندها يجب أن تبقى السجلات في الولايات المتحدة طوال ما تبقى من مدة الاحتفاظ.

وبناءً على طلب مكتوب يبيّن سببًا وجيهًا (Good Cause)، يجوز لمصلحة الضرائب تمديد مهلة تقديم السجلات أو ترجمتها، وينبغي تقديم هذا الطلب خلال 30 يومًا من طلب مصلحة الضرائب للسجلات (⁦26 CFR 1.6038A-3⁩، الفقرة (f)). وعمليًا، يحتاج المالك المقيم في الخارج إلى ملف للشركة يمكن العثور عليه ونسخه وإرساله خلال هذه المهل.

اللغة

تبدأ الحاجة إلى الترجمة بطلب من مصلحة الضرائب. فعند تقديم السجلات، يجب ترجمة أي جزء تطلب مصلحة الضرائب ترجمته إلى الإنجليزية خلال 30 يومًا من ذلك الطلب. وتقول اللائحة إن التمديدات تُمنح بسخاء متى اقتضت الظروف، وإن بذل جهد بحسن نية لترجمة دقيقة في الموعد يعني أن الشركة لا تخضع لغرامات المادة 6038A الواردة في ⁦26 CFR 1.6038A-4⁩ و1.6038A-7 (⁦26 CFR 1.6038A-3⁩، الفقرة ⁦(b)(3)⁩). وإذا كانت عقودك أو فواتيرك بالعربية، فإصدارها بالإنجليزية أيضًا قد يوفّر عليك هذا العمل لاحقًا.

ورقيًا أو رقميًا

متطلبات السجلات الورقية تنطبق بالقدر نفسه على السجلات الإلكترونية. فيجب أن يوفر النظام الإلكتروني سجلًا كاملًا ودقيقًا تستطيع مصلحة الضرائب الوصول إليه، ولا يجوز إتلاف الأصول الورقية إلا بعد اختبار النظام ووجود إجراءات تضمن استمرار التزامه بالمتطلبات (المنشور 583). وبالمثل، تسمح ديلاوير لشركة LLC بحفظ سجلاتها إلكترونيًا إذا أمكن تحويلها إلى ورق خلال مدة معقولة (⁦6 Del. C. § 18-305(d)⁩).

احتفظ بإشعار EIN ضمن سجلاتك الدائمة، سواء كان لديك بصيغة PDF أو ورقيًا. فمصلحة الضرائب تنصح بالاحتفاظ بالإشعار «ضمن سجلاتك الدائمة» وبعمل عدة نسخ منه، وتقول إن الإشعار الأصلي CP575A-J «لا يمكن استنساخه أو إعادة إنشائه». وتقول أيضًا إن إشعار CP575 الرقمي، المتاح فقط عبر حساب الأعمال الضريبي (Business Tax Account)، يمكن استخدامه بدلًا من الإشعار الأصلي CP575A-J وخطاب 147C، وإن البنوك والمؤسسات الأخرى تقبله تأكيدًا مكتوبًا لرقم EIN (IRS). لكن لحساب الأعمال الضريبي شروط أهلية خاصة به، يشرحها مقال تجهيز مستندات شركة LLC لفتح حساب بنكي، فلا تعتمد على هذا الطريق. وإذا كان شخص آخر قد تقدّم بطلب EIN نيابة عنك، فاطلب منه الإشعار الذي تلقّاه. ويشرح مقال استخراج رقم EIN لغير المقيمين بدون SSN كيف يُخصَّص الرقم.

ومن الترتيبات العملية مجلد واحد للشركة فيه مجلد فرعي لكل سنة ضريبية، إلى جانب نسخة ثانية في مكان تتحكم فيه. وعندما يطلب منك مزود مستندات، أرسلها عبر قناة الرفع الخاصة به بدلًا من البريد الإلكتروني العادي غير المشفّر.

ما يضيفه قانون ديلاوير ونيو مكسيكو ووايومنج

قانون الولاية منفصل عن قواعد مصلحة الضرائب، وينطبق سواء كانت هناك ضريبة مستحقة أم لا. وفي شركة LLC بعضو واحد، لا تكاد حقوق اطلاع الأعضاء المذكورة أدناه تهم ما دمت العضو الوحيد، لكن واجب الاحتفاظ بالسجلات لا يتوقف على ذلك.

ديلاوير

على شركة LLC أن «تحتفظ بسجل محدّث يبيّن اسم كل عضو ومدير وآخر عنوان معروف له، سواء كان عنوان العمل أو السكن أو المراسلات». ويحق للأعضاء أن يطلبوا معلومات صحيحة وكاملة عن النشاط، ونسخًا من إقرارات ضريبة الدخل الفيدرالية والولائية والمحلية، وقائمة محدّثة بالأعضاء والمديرين، واتفاقية الشركة (LLC Agreement) وشهادة التأسيس (Certificate of Formation) بكل تعديلاتها، ومعلومات عن مساهمات كل عضو (⁦6 Del. C. § 18-305⁩).

نيو مكسيكو

يجب على شركة LLC أن تحتفظ بما يلي في مقر عملها الرئيسي (Principal Place of Business)، وأن تُعلم أعضاءها بمكانه (NMSA ⁦§ 53-19-19⁩):

• قائمة بالأعضاء والمديرين الحاليين والسابقين، مع آخر عناوين مراسلات معروفة لهم؛
• مستند التأسيس (Articles of Organization) بكل تعديلاته، وأي توكيلات (Powers of Attorney) استُخدمت في توقيعه؛
• إقرارات ضريبة الدخل الفيدرالية والولائية والمحلية وقوائمها المالية عن آخر ثلاث سنوات، أو المعلومات التي يحتاجها الأعضاء لإعداد إقراراتهم؛
• اتفاقيات التشغيل الحالية والسابقة وتعديلاتها؛
• وما لم يتضمنها مستند التأسيس أو اتفاقية التشغيل: بيانات بمساهمات كل عضو في رأس المال حتى تاريخه، وبما وافق كل عضو على المساهمة به لاحقًا وأي رصيد مستحق بموجب سند إذني (Promissory Note) مقابل مساهمة، وبالأوقات أو الأحداث التي تُقدَّم عندها مساهمات إضافية أو تُسحب فيها أموال من رأس المال.

ويضيف النص أن عدم الاحتفاظ بهذه السجلات لا يُعَدّ، في حد ذاته، سببًا لتحميل أي شخص المسؤولية عن ديون الشركة. ومدة السنوات الثلاث حد أدنى تضعه الولاية، وقد تكون مدد مصلحة الضرائب المذكورة أعلاه أطول. وقد قرأنا هذه المادة في النسخة المنشورة على موقع FindLaw، المحدَّثة حتى 1 يناير 2024، لأن المجموعة الرسمية لم تتسنَّ قراءتها لإعداد هذا المقال، فتحقق منها في القوانين الرسمية لولاية نيو مكسيكو.

وايومنج

تقدّم كل شركة LLC في وايومنج تقريرًا سنويًا يبيّن رأس مالها وممتلكاتها وأصولها الموجودة والمستخدمة في وايومنج، وتدفع رسم ترخيص (License Fee) يُحسب على أساسها: 60 دولارًا، أو 0.0002 دولار عن كل دولار (أي عُشرا المِل، two-tenths of one mill)، أيهما أكبر (W.S. ⁦17-29-209(a)⁩). وعلى الشركة أن «تحتفظ لمدة ثلاث (3) سنوات في مقر عملها الرئيسي» بالسجلات والدفاتر اللازمة لتحديد هذا الرسم، وأن تكون متاحة لفحص وزارة خارجية الولاية (Secretary of State)، وهي الجهة التي تسجل الشركات، خلال ساعات العمل المعتادة (W.S. ⁦17-29-209(e)⁩). وعمليًا، احتفظ بكل تقرير مع ما يبيّن كيف حُسب رقمه.

أما المادة W.S. ⁦17-29-410⁩ من قانون شركات LLC فتحدد حقوق الأعضاء والمديرين والأعضاء السابقين في الاطلاع على سجلات الشركة والحصول على معلومات منها، ولا تضيف قائمة بسجلات يجب الاحتفاظ بها (W.S. ⁦17-29-410⁩).

ويفرض قانون الوكيل المسجل (Registered Agent) في وايومنج، الوارد في الفصل 28 من الباب 17 (Title 17) لا في قانون شركات LLC، واجبًا يتعلق بالسجلات على الوكيل أيضًا. فعلى الوكيل أن يحتفظ في المكتب المسجل بأسماء وعناوين الأشخاص الذين يديرون الشركة، واسم وعنوان فعلي ورقم هاتف عمل لشخص مخوَّل باستلام المراسلات من الوكيل، ونسخة من الاتفاق المكتوب بين الوكيل نفسه والفرد الذي يتسلم إعلانات الدعاوى (Service of Process) نيابة عنه. ويجب تحديث هذه المعلومات خلال 60 يومًا من أي تغيير حتى قبول أول تقرير سنوي، وبعد ذلك عند موعد استحقاق كل تقرير سنوي. وإذا اتفق الوكيل والشركة، يمكن للشركة أن تقدّم هذه المعلومات إلى وزارة خارجية الولاية بدلًا من ذلك (W.S. ⁦17-28-107⁩). والنشاط الذي يعطي وكيله سجلات كاذبة لهذا الغرض قد يُعاقَب بغرامة تصل إلى 1,000 دولار، أو بالسجن مدة تصل إلى ستة أشهر، أو بهما معًا (W.S. ⁦17-28-108⁩). فاحتفظ بنسخة مما أعطيته لوكيلك، وحدّثها عند أي تغيير.

وتقول وزارة خارجية الولاية أيضًا إن من يؤسس شركة إلكترونيًا يجب أن يقرّ بأنه تلقّى الموافقة المكتوبة من الوكيل، و«يجب أن يحتفظ بها للرجوع إليها مستقبلًا» (وزارة خارجية ولاية وايومنج). وإذا كانت شركة تأسيس هي التي قدّمت الملف عنك، فاطلب منها نسخة. ويشرح مقال ما يفعله الوكيل المسجل دور الوكيل وكيف يتم تغييره.

الملفات السنوية

احتفظ في ملف الشركة بكل تأكيد لتقرير سنوي، وكل إيصال لضريبة الولاية، وكل فاتورة لتجديد الوكيل، حتى تستطيع إثبات ما قدّمته من ملفات ومتى. وإذا طلب منك أحد شهادة الوضع القانوني السليم (Certificate of Good Standing)، فمقال مستندات شركة LLC الأمريكية يشرح ما تثبته. وتجد مواعيد كل ولاية ورسومها في تقويم الالتزامات السنوية لشركة LLC أمريكية مملوكة لأجنبي، أما تقرير وايومنج فيشرحه دليل التقرير السنوي في وايومنج.

ما قد يطلبه البنك أو مزود الدفع لاحقًا

البنوك. الموافقة على الحساب ليست نهاية أسئلة البنك. فالقواعد الفيدرالية تشترط أن يتضمن برنامج البنك لمكافحة غسل الأموال عناية واجبة مستمرة بالعملاء (Customer Due Diligence) قائمة على المخاطر، تشمل مراقبة مستمرة للحفاظ على بيانات العملاء وتحديثها بحسب درجة المخاطر. وتشمل هذه البيانات الملاك المستفيدين (Beneficial Owners) للعميل إذا كان شركة (⁦31 CFR 1020.210⁩). فاحتفظ باتفاقية التشغيل الحالية وسجل الملكية ومستند التأسيس ووثائق هوية الملاك في مكان تستطيع إرسالها منه بسرعة. ويشرح مقال تجهيز مستندات شركة LLC لفتح حساب بنكي الطلب الأولي لفتح الحساب.

مزودو الدفع. تقول Stripe إن شبكات البطاقات تسمح عادةً لحاملي البطاقات بفتح نزاع (Dispute) على دفعة خلال 120 يومًا، ولمدة أطول في بعض الحالات. وعندما يدفع العميل مقابل خدمة أو فعالية في المستقبل، تبدأ المهلة عمومًا من تاريخ تقديم الخدمة أو إقامة الفعالية. وبمجرد إنشاء طلب استرجاع المبلغ (Chargeback)، تكون أمامك عادةً من 7 إلى 21 يومًا للرد، بحسب الشبكة (Stripe: كيف تعمل النزاعات). ولديك فرصة واحدة لتقديم الأدلة. وإذا تواصلت مع العميل أثناء نظر النزاع، تنصح Stripe بالاحتفاظ بسجل لكل المراسلات معه، لأنها دليل في ردّك (Stripe: الرد على النزاعات).

ولا يبقى وقت كافٍ لإعادة بناء أي شيء بعد وصول النزاع. فاحتفظ بفاتورة كل طلب، والشروط أو سياسة الاسترداد التي اطّلع عليها العميل، وما يثبت أنك سلّمت العمل، ورسائلك مع العميل، طوال مهلة النزاع على الأقل. ولأنها سجلات ضريبية أيضًا، فإن مدد مصلحة الضرائب تجعلك في العادة تحتفظ بها مدة أطول. ولكل مزود آخر قواعده الخاصة بالنزاعات.

سجلات لا تحتاج إلى الاحتفاظ بها من أجل FinCEN

شركة LLC المؤسسة في ولاية أمريكية لا تقدّم تقرير معلومات الملكية المستفيدة (BOI) إلى شبكة مكافحة الجرائم المالية (FinCEN)، أيًا كان مالكها، وصفحة FinCEN تنص على أن الشركات الأمريكية معفاة (FinCEN). فلا يوجد حاليًا ملف BOI تحتفظ به أو تحدّثه. والاستثناء شخصي: إذا لم تكن شخصًا أمريكيًا (US Person) وحصلت على معرّف FinCEN ID، فاحتفظ بنسخة مما قدّمته. فعليك تقديم طلب محدَّث خلال 30 يومًا تقويميًا من أي تغيير في تلك المعلومات، وطلب مصحَّح خلال 30 يومًا تقويميًا من علمك، أو من توافر ما يجعلك تعلم، بأنها كانت غير دقيقة (⁦31 CFR 1010.380(b)(4)(iii)(A)⁩، بصيغتها المعدلة بموجب ⁦91 FR 52508⁩، السارية من 14 أغسطس 2026). ويشرح مقال تقرير BOI لشركة LLC أمريكية في 2026 هذه القاعدة.

بلد إقامتك

قد يفرض بلد إقامتك سجلات خاصة به، أو مددًا أطول، للدخل الذي تتلقاه من الشركة. ولا يخلص هذا الدليل إلى أي استنتاج بشأن أي بلد. فاسأل محاسبًا محليًا قبل أن تتخلص من أي شيء لم تعد القواعد الأمريكية تشترطه.

أسئلة شائعة

هل يمكنني حذف سجلات الشركة بعد ثلاث سنوات؟

ليس على هذا الأساس وحده. فالسنوات الثلاث هي فترة الربط العامة لدى مصلحة الضرائب، وتُحسب من تاريخ تقديم الإقرار. أما معلومات نموذج 5472 عن سنة ما، فلا يمكن أن تنتهي فترة الربط الخاصة بها قبل مرور ثلاث سنوات على تقديم النموذج، والضريبة التي رُبطت يمكن عمومًا تحصيلها خلال 10 سنوات بعد الربط. ولسجلات الأصول مدة أطول. وتشترط وايومنج الاحتفاظ بالسجلات التي يقوم عليها رسم الترخيص ثلاث سنوات، وتشترط ديلاوير ونيو مكسيكو الاحتفاظ ببعض السجلات، مثل قائمة الأعضاء، ما دامت الشركة قائمة.

هل يمكنني حفظ كل شيء على حاسوبي المحمول في مصر؟

نعم، إذا استطعت الوفاء بقاعدة مصلحة الضرائب لتقديم السجلات. فالسجلات المحفوظة خارج الولايات المتحدة يجب تسليمها خلال 60 يومًا من طلب مصلحة الضرائب، مع ترجماتها خلال 30 يومًا من طلبها، أو نقلها إلى الولايات المتحدة خلال 60 يومًا، مع فهرس وأمين حفظ أمريكي، وإبقاؤها هناك. وتتوقع وايومنج أيضًا أن تُحفظ السجلات التي يقوم عليها رسم الترخيص في مقر العمل الرئيسي للشركة. واحتفظ بنسخة احتياطية في مكان آخر غير الحاسوب.

لم يكن لشركتي أي دخل. ماذا أحتفظ به؟

احتفظ بسجلات الأموال التي انتقلت بينك وبين الشركة، بما فيها تكاليف التأسيس التي دفعتها وأي أموال أودعتها. فنموذج 5472 يُبلِّغ عن المبالغ المرتبطة بتأسيس الكيان والمساهمات والتوزيعات، لذا قد يكون لسنة بلا دخل نموذج يُقدَّم وسجلات يقوم عليها.

الخطوات التالية

• أنشئ ملف الشركة الآن. مجلد للمستندات التي تعرّف الشركة، ومجلد لكل سنة ضريبية فيه كشوف الحساب البنكي، وسجل التحويلات، والفواتير، والإيصالات، ونموذج 5472 كما قُدِّم مع إثبات التقديم.
• سجّل التحويلات وقت حدوثها. سطر فيه التاريخ والمبلغ بالدولار الأمريكي والغرض يُكتب بسرعة في حينه، ويصعب إعادة بنائه من الكشوف لاحقًا.
• ضع المواعيد في تقويمك. يسرد تقويم الالتزامات السنوية مواعيد مصلحة الضرائب والولايات.
• اسأل محاسبًا هل ما زال بإمكان مصلحة الضرائب ربط الضريبة أو تحصيلها عن سنة معيّنة قبل أن تتخلص من أي شيء يخصها.

إذا أسست شركتك مع Foundlie، تُسلَّم مستندات التأسيس وخطاب EIN واتفاقية التشغيل إلى بوابة خاصة يمكنك تنزيلها منها في أي وقت. واحتفظ بنسختك الاحتياطية أيضًا. وتوضح صفحة خدمة تأسيس الشركة الأمريكية وصفحة الأسعار ما تشمله الخدمة.

يقدّم هذا المقال معلومات تعليمية عامة، ولا يُعَدّ استشارة ضريبية أو قانونية. قواعد مصلحة الضرائب وقوانين الولايات وسياسات المزودين تتغير، فراجع المصدر الرسمي الحالي أو استشر متخصصًا مؤهلًا لحالتك.